HR & Onboarding 2026 · Schweiz · Remote-tauglich · Status & Nachweis · Freemium möglich
Arbeitsverträge online unterschreiben
Neue Mitarbeitende sollen starten – aber der Arbeitsvertrag hängt „im Postweg“? Mit SignNTrack lassen Sie Arbeitsverträge online unterschreiben: digital, nachvollziehbar und ohne Drucken/Scannen – ideal für Remote Hiring und schnelle Onboardings.
- ✅ Arbeitsvertrag + Anhänge (z. B. Reglemente) in einem Versand
- ✅ Status-Tracking: gesehen, offen, signiert, abgeschlossen
- ✅ Audit-Trail & Abschluss-PDF für HR-Ablage und interne Kontrollen
SignNTrack · Digitale Signaturen für Freelancer, KMU & Teams – schnell, einfach, nachvollziehbar. Über uns · Dokumentation
Kurzantwort: So lassen Sie Arbeitsverträge online unterschreiben
Laden Sie den Arbeitsvertrag (PDF) hoch, setzen Sie Signaturfelder für Arbeitgeber und Mitarbeitende, senden Sie den Vertrag per Link/E-Mail und verfolgen Sie den Status. Nach Abschluss erhalten Sie ein Abschluss-PDF inkl. Signatur-Nachweis zur HR-Ablage.
Merksatz: Vertrag + Anhänge → Felder → Versand → Status → Abschluss-PDF fürs Personaldossier.
1) Typische HR-Use-Cases für digitale Arbeitsverträge
| Dokument / Prozess | Wann kommt es vor? | Wichtiger Punkt | Quick-Tipp |
|---|---|---|---|
| Arbeitsvertrag | Neueinstellung / Vertragswechsel | Startdatum, Pensum, Lohn, Kündigungsfristen | Finale Version + Datum im Dateinamen |
| Zusatzvereinbarung | Lohnanpassung, Funktion, Bonus, Arbeitsort | Änderungen klar & nachvollziehbar | Kurz-Zusammenfassung im Begleittext |
| Reglemente / Anhänge | Spesen, IT, Homeoffice, Compliance | Welche Anhänge sind bindend? | Anhänge als PDF im selben Versand |
| Onboarding-Bestätigungen | Eintritt, Übergaben, Policies | Vollständigkeit im Personaldossier | Ordnerstruktur: Person / Jahr / Dokumenttyp |
2) Ablauf: Arbeitsvertrag online unterschreiben (HR-Praxis)
1) Vertrag + Anhänge hochladen
Arbeitsvertrag als PDF hochladen, Anhänge (Reglemente/Policies) hinzufügen.
2) Unterzeichner & Felder definieren
Arbeitgeber (HR/GL) und Mitarbeitende wählen; Signatur/Datum/Name platzieren.
3) Versand & Status-Tracking
Per E-Mail/Link senden, Erinnerungen nutzen, Abschluss-PDF inkl. Nachweis ablegen.
Tipp: Bei 2 Unterschriften oft sinnvoll: Arbeitgeber signiert zuerst → Mitarbeitende signieren → automatisch abgeschlossen.
3) Vorteile für HR: schneller, ordentlicher, weniger Nachfass
Schnelleres Hiring
Kein Papierprozess – Verträge auch bei Remote-Kandidaten schneller final.
Weniger Rückfragen
Status-Tracking zeigt, was offen ist – statt E-Mail-Pingpong.
Saubere HR-Ablage
Abschluss-PDF + Signatur-Nachweis – ideal fürs Personaldossier & Audits.
Typische Stolpersteine (und die schnelle Lösung)
- Zu viele Versionen: Nur eine finale PDF pro Versand (Datum im Dateinamen).
- Falsche Unterzeichner: Zeichnungsberechtigung intern klären (HR/GL/VR).
- Anhänge vergessen: Reglemente/Policies als Teil des Versands beifügen.
- Startdatum naht: Erinnerungen aktivieren und klare Deadline kommunizieren.
4) Checkliste: Arbeitsverträge digital signieren (HR)
- Finale Version erstellen (Vertrag + Anhänge fix)
- Dateiname mit Datum (YYYY-MM-DD) vergeben
- Unterzeichner definieren (Arbeitgeber: wer ist zuständig?)
- Signaturfelder platzieren (Signatur/Datum/Name klar)
- Reihenfolge festlegen (wenn 2 Seiten signieren)
- Deadline & Erinnerungen setzen (vor Eintrittstermin)
- Abschluss-PDF + Nachweis im Personaldossier ablegen
Checkpoint: Wenn diese 7 Punkte erfüllt sind, ist das Onboarding dokumentiert – ohne Papierchaos.
Arbeitsverträge online unterschreiben – Onboarding in einem Flow
SignNTrack macht HR-Signaturen einfach: Upload, Felder, Versand, Status – und ein Abschluss-PDF für die Ablage.
- 📩 Versand an Kandidaten/Mitarbeitende – auch remote
- 🔎 Status-Tracking & Erinnerungen
- ⚡ Startklar im Browser – mobil unterschreiben möglich
Hilfe & Guides: Dokumentation · Blog
5) Das passt dazu (interne Links)
6) FAQ: Arbeitsverträge online unterschreiben
Welche HR-Dokumente eignen sich für digitale Signaturen?
Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Onboarding-Bestätigungen sowie Reglemente/Policies (als Anhänge) lassen sich im HR-Alltag besonders effizient digital abwickeln.
Wie verhindere ich Verzögerungen vor dem Eintritt?
Setzen Sie eine klare Deadline, aktivieren Sie Erinnerungen und definieren Sie die Signatur-Reihenfolge (z. B. Arbeitgeber zuerst, dann Mitarbeitende).
Was ist der wichtigste HR-Tipp?
Abschluss-PDF und Signatur-Nachweis immer zusammen im Personaldossier ablegen – so ist die Dokumentation audit-tauglich.
Mehr Hilfe: Dokumentation · Kontakt
7) Stand, Autor & Transparenz
Autor: SignNTrack Team (Schweiz) · Letztes Update: 2026-01-14 · Zweck: Allgemeine Informationen für HR-Prozesse (keine Rechtsberatung).
Hinweis: Anforderungen variieren je nach Unternehmen, Zeichnungsregelung und Dokumenttyp. Klären Sie intern die Zuständigkeiten und dokumentieren Sie Versionen und Freigaben konsequent.