Digitale Ablage für Kanzleien

Digitale Ablage für Kanzleien bietet eine effiziente Lösung für das Archivieren von Verträgen, Mandaten und anderen wichtigen Dokumenten. Durch den Einsatz von digitalen Signaturen und sicheren Cloud-Systemen können Kanzleien ihre Arbeitsabläufe automatisieren und den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Dokumente sind jederzeit zugänglich, sicher und entsprechen den rechtlichen Anforderungen.

Wie funktioniert die digitale Ablage in Kanzleien?

Die digitale Ablage funktioniert in Kanzleien durch die Integration von digitalen Signaturen und Archivierungsprozessen, die folgende Schritte umfassen:

• Dokumente digitalisieren: Laden Sie Dokumente wie Verträge und Mandate in das System hoch, um sie in einem sicheren, durchsuchbaren Format zu speichern.
• Automatische Ablage: Das System organisiert die Dokumente automatisch in vordefinierte Ordner und Kategorien, basierend auf Dokumententyp und anderen vordefinierten Kriterien.
• Digitale Unterschriften anfordern: Wenn eine digitale Unterschrift erforderlich ist, kann diese direkt im System angefordert werden, wodurch der gesamte Prozess ohne Papierausdruck oder manuelle Unterschriften abgeschlossen wird.
• Archivierung und Compliance: Alle Dokumente werden automatisch archiviert und in Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Durchsuchbarkeit und Zugriff: Alle archivierten Dokumente sind jederzeit durchsuchbar und schnell zugänglich, ohne dass manuelle Ablageprozesse erforderlich sind.

Dieser Prozess spart Zeit und reduziert Fehler, indem er die gesamte Dokumentenverwaltung auf eine digitale, automatisierte Plattform verlagert.

Integration in bestehende Kanzleisoftware

Die digitale Ablage kann nahtlos in Ihre bestehende Kanzleisoftware integriert werden, um den Prozess weiter zu optimieren:

• API-Integration: Verbinden Sie die digitale Ablage mit Ihrer Kanzleisoftware, um Dokumente direkt aus Ihrer bestehenden Anwendung zu archivieren und zu verwalten.
• Automatisierung von Workflows: Automatisieren Sie den Workflow für das Archivieren und Unterschreiben von Verträgen, indem Sie das System in Ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren.
• Verwaltung von Berechtigungen: Steuern Sie den Zugriff auf vertrauliche Dokumente basierend auf Benutzerrollen und Berechtigungen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Das digitale Ablagesystem muss den rechtlichen Anforderungen entsprechen, um die Integrität der Dokumente zu gewährleisten. In der Schweiz und der EU gelten folgende wichtige Standards:

• Rechtsgültigkeit der digitalen Signaturen: Alle Dokumente, die digital signiert werden, entsprechen den rechtlichen Vorgaben für Verträge und andere rechtlich bindende Dokumente.
• Compliance mit DSGVO: Das System stellt sicher, dass alle personenbezogenen Daten, die in den Dokumenten enthalten sind, gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt und verarbeitet werden.
• Archivierung und Aufbewahrung: Alle Dokumente werden in Übereinstimmung mit den rechtlichen Aufbewahrungsfristen und Anforderungen archiviert, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Sicherheitsaspekte bei der digitalen Ablage

Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten ist von größter Bedeutung. SignnTrack sorgt dafür, dass alle Dokumente während des gesamten Ablageprozesses geschützt sind:

• Verschlüsselung: Alle Daten, die in das System hochgeladen werden, sind sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
• Zugriffssteuerung: Der Zugriff auf vertrauliche Dokumente wird durch rollenbasierte Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gesichert, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.
• Audit-Trail: Alle Aktivitäten, die mit den Dokumenten verbunden sind, werden protokolliert, sodass eine vollständige Nachverfolgbarkeit und Compliance gewährleistet ist.

FAQ – Häufige Fragen zur digitalen Ablage in Kanzleien

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Fazit: Die digitale Ablage bietet Kanzleien eine effiziente Lösung, um Verträge und Dokumente sicher zu archivieren und schnell darauf zuzugreifen. Mit SignnTrack können Sie den gesamten Prozess digitalisieren und die Effizienz in Ihrer Kanzlei steigern.