Dokumente online freigeben

Dokumente online freigeben ist eine effiziente Methode, um Dateien sicher mit anderen zu teilen und gleichzeitig rechtlich bindende digitale Signaturen hinzuzufügen. Diese Lösung spart Zeit, reduziert Papierkram und stellt sicher, dass alle Beteiligten in Echtzeit Zugriff auf die Dokumente haben. Nutzen Sie die Vorteile von digitalen Workflows und der elektronischen Signatur für eine nahtlose Dokumentenfreigabe und -verwaltung.

Wie funktioniert das Freigeben von Dokumenten online?

Das Freigeben von Dokumenten online mit elektronischen Signaturen erfolgt in wenigen einfachen Schritten:

• Dokument hochladen: Wählen Sie das Dokument aus, das Sie teilen möchten. Unterstützte Formate umfassen PDFs, Word-Dokumente und mehr.
• Empfänger hinzufügen: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie das Dokument teilen möchten. Sie können auch mehrere Empfänger gleichzeitig hinzufügen.
• Unterschrift anfordern: Fordern Sie eine digitale Unterschrift von den Empfängern an, um das Dokument rechtsgültig zu machen.
• Dokument freigeben: Das Dokument wird sicher und sofort an die Empfänger gesendet, die es digital unterzeichnen können.
• Bestätigung & Archivierung: Nach der Unterschrift erhalten alle Beteiligten eine Bestätigung und das signierte Dokument wird sicher archiviert.

Mit dieser Methode können Sie Dokumente innerhalb weniger Minuten rechtsgültig freigeben und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Unterschriften nachvollziehbar sind.

Integration in bestehende Systeme

Das Freigeben von Dokumenten online kann nahtlos in bestehende Systeme wie CRM-, ERP- und DMS-Systeme integriert werden. Dadurch wird der gesamte Prozess automatisiert, und Sie können sicherstellen, dass alle Dokumente in Echtzeit und mit minimalem Aufwand bearbeitet werden.

• API-Integration: Integrieren Sie die digitale Signatur und Dokumentenfreigabe in Ihre bestehenden Unternehmenssoftwarelösungen.
• Automatisierte Workflows: Reduzieren Sie manuelle Aufgaben durch automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen an die Empfänger.
• Single Sign-On (SSO): Ermöglichen Sie eine einheitliche Benutzeranmeldung für alle Plattformen und optimieren Sie den Zugriff.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die digitale Freigabe von Dokumenten mit E-Signaturen ist in der Schweiz und der EU rechtlich anerkannt. Die elektronische Signatur wird in der Schweiz durch das ZertES-Gesetz und in der EU durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Dadurch wird sichergestellt, dass digital signierte Dokumente genauso rechtlich bindend sind wie handschriftlich unterschriebene Dokumente.

• QES (Qualifizierte elektronische Signatur): Diese Signaturform ist in der Schweiz und der EU rechtsgültig und für viele wichtige Dokumente erforderlich.
• FES (Fortgeschrittene elektronische Signatur): Diese Signatur bietet eine hohe Sicherheit und ist für viele Geschäfts- und Vertragsdokumente ausreichend.

Sicherheitsaspekte beim Freigeben von Dokumenten

Die Sicherheit beim Freigeben von Dokumenten online ist entscheidend. SignnTrack bietet die folgenden Schutzmaßnahmen:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand mit modernen Verschlüsselungsmethoden geschützt.
• Audit-Trail: Jeder Schritt im Prozess wird dokumentiert, sodass Änderungen und Unterschriften jederzeit überprüfbar sind.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Eine zusätzliche Sicherheitsebene stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können.

FAQ – Häufige Fragen zur Dokumentenfreigabe online

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Fazit: Dokumente online freizugeben ist die moderne und effiziente Art, wichtige Verträge und Dokumente schnell und sicher zu bearbeiten. Starten Sie heute mit SignnTrack!