Dokumententracking – Überblick behalten

Dokumententracking ermöglicht es, jederzeit den Status Ihrer Dokumente zu überwachen, die eine digitale Signatur erfordern. Mit diesem Tool können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Unterschriften auf Dokumenten rechtzeitig leisten, und Sie haben einen vollständigen Überblick über alle Prozesse, einschließlich der Unterschriftsreihenfolge und etwaiger Verzögerungen. Dokumententracking ist besonders hilfreich in Geschäftsumfeldern, in denen mehrere Parteien in den Signaturprozess involviert sind.

Wie funktioniert Dokumententracking?

Dokumententracking folgt einem klar strukturierten Prozess:

• Dokument hochladen: Das Dokument wird in das System hochgeladen und an alle erforderlichen Parteien zum Signieren gesendet.
• Signaturen anfordern: Das Dokument wird an die Unterzeichner geschickt, die es digital signieren müssen.
• Verlauf überwachen: Sie können den Fortschritt jeder Signatur in Echtzeit überwachen und erhalten Benachrichtigungen, wenn eine Partei ihre Unterschrift geleistet hat.
• Erinnerungen und Benachrichtigungen: Automatische Erinnerungen an die Unterzeichner werden verschickt, wenn das Dokument noch nicht unterschrieben wurde.
• Abschluss und Archivierung: Nach Abschluss des Signaturprozesses wird das Dokument automatisch archiviert und ist für alle Parteien verfügbar.

Mit Dokumententracking können Sie jederzeit den Status Ihrer Dokumente überprüfen und haben die vollständige Kontrolle über den Signaturprozess.

Integration in bestehende Workflows

Dokumententracking kann problemlos in bestehende Workflows und Systeme integriert werden, um den gesamten Prozess zu automatisieren und zu optimieren:

• API-Integration: Integrieren Sie das Dokumententracking in Ihre bestehenden Systeme wie CRM-, ERP- oder DMS-Systeme.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Automatisieren Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen für Unterzeichner, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Rechtskonformität: Stellen Sie sicher, dass der Dokumententracking-Prozess alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und vollständig nachvollziehbar ist.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Dokumententracking muss sicherstellen, dass alle Prozesse rechtskonform sind. In der Schweiz wird dies durch das ZertES-Gesetz und die eIDAS-Verordnung in der EU geregelt. Elektronische Signaturen, die durch Dokumententracking validiert werden, erfüllen diese Anforderungen, wenn sie ordnungsgemäß durchgeführt werden.

• QES (Qualifizierte elektronische Signatur): Diese Signaturform erfüllt höchste Sicherheits- und Rechtsanforderungen.
• FES (Fortgeschrittene elektronische Signatur): Diese ist für viele Anwendungen und Dokumente ausreichend und bietet eine hohe Beweiskraft.

Sicherheitsaspekte beim Dokumententracking

Die Sicherheit beim Dokumententracking ist entscheidend. Mit SignnTrack werden alle Dokumente mit den besten Sicherheitsstandards verarbeitet:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
• Audit-Trail: Jede Änderung und Unterschrift wird detailliert protokolliert, sodass Sie jederzeit den gesamten Verlauf nachvollziehen können.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Für den Zugriff auf Dokumente und zur Unterzeichnung werden starke Sicherheitsmethoden angewendet.

FAQ – Häufige Fragen zum Dokumententracking

Jetzt Dokumententracking starten

Testen Sie SignnTrack kostenlos – Verfolgen Sie jederzeit den Status Ihrer Dokumente und stellen Sie sicher, dass alle Unterschriften rechtzeitig erfolgen.

Fazit: Dokumententracking bietet eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über alle Ihre Dokumente zu behalten, die eine digitale Signatur erfordern. Mit Echtzeit-Tracking und automatisierten Erinnerungen wird der Signaturprozess erheblich vereinfacht und gesichert.