SignNTrack – Simplify Digital Signatures

Log in

Digitale Signatur Bauwesen – Der komplette Guide

Bauunternehmen sparen Zeit mit digitaler Signatur.

Aktualisiert: Lesedauer: ~9 Min

Digitale Signaturen für Bauunternehmen bieten eine effiziente Lösung, um Verträge, Bauaufträge und andere Dokumente schnell, sicher und rechtsgültig zu unterzeichnen. Dieser Guide zeigt, wie Bauunternehmen von elektronischen Signaturen profitieren, welche Signaturarten (EES, FES, QES) für sie am besten geeignet sind und wie sie durch digitale Unterschriften Zeit und Kosten sparen. Mit SignnTrack können Bauunternehmen ihre gesamten Verwaltungsprozesse optimieren und den Papierkram reduzieren.

Was bedeutet «Digitale Signatur für Bauunternehmen»?

Digitale Signaturen ersetzen die traditionelle handschriftliche Unterschrift in Bauverträgen und anderen wichtigen Dokumenten. Diese Signaturen sind sicher, nachvollziehbar und ermöglichen es Bauunternehmen, Verträge in Echtzeit zu unterzeichnen und sofort weiterzugeben. So sparen sie Zeit, reduzieren administrative Fehler und verbessern den gesamten Ablauf der Projektabwicklung.

  • EES – Einfache elektronische Signatur: Für weniger risikobehaftete Dokumente wie interne Vereinbarungen oder einfache Angebote.
  • FES – Fortgeschrittene elektronische Signatur: Für Bauverträge, Auftragsbestätigungen und andere Geschäftsdokumente mit hoher Beweiskraft.
  • QES – Qualifizierte elektronische Signatur: Für Dokumente, die rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sind (z. B. bei sehr formellen Vertragsunterzeichnungen).

Die Wahl der Signaturart hängt vom Dokumenttyp und der rechtlichen Bedeutung ab. Für viele Bauunternehmen bieten FES und QES die besten Vorteile, da sie sowohl Sicherheit als auch Rechtsgültigkeit gewährleisten.

Vorteile für Bauunternehmen

Die Einführung von digitalen Signaturen bringt Bauunternehmen zahlreiche Vorteile:

  • Schnellerer Abschluss: Verträge und Aufträge können sofort und ohne Verzögerungen unterzeichnet werden, was die Reaktionszeit im Geschäftsprozess verkürzt.
  • Kostensenkung: Keine Kosten für Papier, Porto oder Archivierung. Alle Dokumente werden digital gespeichert und sind leicht zugänglich.
  • Erhöhte Sicherheit: Digitale Signaturen bieten eine manipulationssichere Beweiskette und stellen sicher, dass Dokumente jederzeit verifizierbar sind.
  • Rechtsgültigkeit: Digitale Signaturen sind nach den Standards von ZertES und eIDAS rechtlich anerkannt und bieten die gleiche Gültigkeit wie handschriftliche Unterschriften.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows und Erinnerungen helfen, den bürokratischen Aufwand zu reduzieren und verbessern die Produktivität der Mitarbeiter.

Rechtslage: ZertES, eIDAS & DSG/DSGVO

Die elektronische Signatur unterliegt in der Schweiz dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und in der EU der eIDAS-Verordnung. Diese Gesetze gewährleisten die Rechtsgültigkeit von digitalen Signaturen für Bauunternehmen. Wichtig ist:

  • QES ist der handschriftlichen Unterschrift nach ZertES/eIDAS gleichgestellt.
  • FES bietet eine hohe Beweiskraft und ist in vielen Fällen ausreichend für die signifikanten Bauverträge und Aufträge.
  • DSG (CH) & DSGVO (EU) regeln den Datenschutz und die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten, die in elektronischen Dokumenten verarbeitet werden.

Für Bauunternehmen ist es wichtig, eine Signatur-Policy zu entwickeln, die festlegt, welche Signaturarten für welche Dokumente benötigt werden und wie die Identität der Unterzeichnenden überprüft wird.

Anwendungsfälle für Bauunternehmen

Digitale Signaturen kommen in verschiedenen Bereichen des Bauwesens zum Einsatz:

  • Bauverträge: Schnelle und sichere Unterzeichnung von Bauverträgen, sowohl zwischen Bauunternehmen und Auftraggebern als auch zwischen Subunternehmern.
  • Auftragsbestätigungen: Digitale Signaturen ermöglichen eine sofortige Bestätigung von Aufträgen, wodurch Verzögerungen im Projektstart vermieden werden.
  • Rechnungen und Angebote: Digitale Unterschrift von Rechnungen und Angeboten, um den administrativen Aufwand zu minimieren.
  • Baupläne und Genehmigungen: Schnellere Genehmigungsprozesse und Dokumentenabwicklung, ohne auf Papier oder physischen Postversand angewiesen zu sein.

Mit SignnTrack können Bauunternehmen den gesamten Dokumentenprozess effizient und rechtskonform digitalisieren.

Best Practices & Schritt-für-Schritt

  1. Dokumente & Risiko bewerten: Entscheiden Sie, welche Dokumente FES oder QES erfordern.
  2. Identitätsprüfung festlegen: Wählen Sie geeignete Verifikationsmethoden, z. B. SMS-OTP oder eID für QES.
  3. Vorlagen erstellen: Standardisieren Sie Dokumente wie Bauverträge und Angebote für eine schnellere Bearbeitung.
  4. Workflow einrichten: Legen Sie Signaturprozesse, Fristen und Erinnerungen für alle relevanten Dokumente fest.
  5. Audit-Trail aktivieren: Sorgen Sie für eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Unterschriften.

Sicherheit, Hosting & Compliance

Mit SignnTrack stellen Bauunternehmen sicher, dass ihre digitalen Signaturen allen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsprechen:

  • Verschlüsselung: Alle Daten werden sicher transportiert und gespeichert.
  • Integritätsnachweis: Alle Dokumente sind mit einem Audit-Trail versehen und können nicht manipuliert werden.
  • Datenschutz: Alle Prozesse sind DSGVO-konform und berücksichtigen die geltenden Datenschutzvorgaben.

FAQ – Häufige Fragen zur E-Signatur im Bauwesen

Sind digitale Signaturen im Bauwesen rechtlich gültig?

Ja, nach ZertES und eIDAS ist die QES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. FES ist ebenfalls rechtlich anerkannt und ausreichend für viele Bauverträge.

Wann benötige ich QES für Bauverträge?

QES wird benötigt, wenn Bauverträge formgebunden sind oder wenn eine besonders hohe Beweiskraft erforderlich ist.

Ist die E-Signatur DSGVO-konform?

Ja, SignnTrack erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und stellt sicher, dass Ihre Daten geschützt und datenschutzkonform verarbeitet werden.

Wie starte ich mit E-Signaturen in meinem Bauunternehmen?

Starten Sie mit den wichtigsten Bauverträgen und Aufträgen, definieren Sie Ihre Signatur-Policy und schulen Sie Ihr Team in den neuen digitalen Prozessen.

Jetzt digitale Signaturen für Bauunternehmen einführen

Testen Sie SignnTrack – die digitale Lösung für Bauunternehmen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Kostenlos testen

Fazit: Die digitale Signatur hilft Bauunternehmen, ihre Dokumentenprozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Rechtsgültigkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Setzen Sie auf digitale Lösungen, um Ihre Effizienz zu steigern!