Digitale Signatur für IT-Unternehmen – Der komplette Guide

Digitale Signaturen für IT-Unternehmen ermöglichen eine schnelle und sichere digitale Vertragsunterzeichnung, wodurch die Effizienz von Projekten erheblich gesteigert wird. Von der Kundenakquise bis zur Projektabwicklung bietet die digitale Signatur eine Lösung, die den Papieraufwand reduziert und die gesamte Geschäftsabwicklung vereinfacht. In diesem Guide erfahren IT-Unternehmen, wie sie ihre Projekte mit digitalen Signaturen optimieren können.

Was bedeutet «Digitale Signatur für IT-Unternehmen»?

Für IT-Unternehmen bedeutet die digitale Signatur eine fortschrittliche und rechtlich anerkannte Methode, Verträge und Vereinbarungen mit Kunden, Partnern und Lieferanten schnell, sicher und papierlos zu unterzeichnen. Besonders in der Softwareentwicklung, Beratung und Systemintegration müssen häufig Verträge und Servicevereinbarungen unterzeichnet werden, und digitale Signaturen bieten eine effiziente Lösung, um diese Prozesse zu beschleunigen.

• EES – Einfache elektronische Signatur: Wird für Dokumente verwendet, bei denen keine hohe rechtliche Relevanz erforderlich ist, z. B. interne Dokumente oder kleinere Vereinbarungen.
• FES – Fortgeschrittene elektronische Signatur: Wird für Verträge verwendet, bei denen eine stärkere Identitätsprüfung erforderlich ist, wie etwa für Verträge über größere IT-Projekte oder Partnerschaften.
• QES – Qualifizierte elektronische Signatur: Diese Signatur hat die höchste rechtliche Bedeutung und wird für formgebundene Verträge benötigt, die beispielsweise im internationalen Geschäft üblich sind.

Die Wahl der Signaturart hängt vom rechtlichen Risiko und der Bedeutung des jeweiligen Dokuments ab.

Vorteile für IT-Unternehmen

Die digitale Signatur bietet IT-Unternehmen viele Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit verbessern:

• Schnellerer Vertragsabschluss: Verträge und Vereinbarungen können innerhalb von Minuten unterzeichnet werden, was die gesamte Geschäftsabwicklung beschleunigt.
• Weniger Papierkosten: Es werden keine Papierdokumente mehr gedruckt, verschickt oder archiviert, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
• Rechtssicherheit: Digitale Signaturen bieten eine manipulationssichere Beweiskette, die die Integrität des unterzeichneten Dokuments gewährleistet.
• Erhöhte Flexibilität: Verträge können von überall und jederzeit unterzeichnet werden, was eine höhere Flexibilität für alle Beteiligten ermöglicht.
• Erfüllung von ESG-Zielen: Der Verzicht auf Papier und die Reduzierung von Versandprozessen trägt zu den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens bei.

Rechtslage: ZertES, eIDAS & DSG/DSGVO

In der Schweiz wird die digitale Signatur durch das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) geregelt, während in der EU die eIDAS-Verordnung maßgeblich ist. Diese Regelungen garantieren, dass die qualifizierte elektronische Signatur (QES) der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist, was die digitale Unterschrift zu einer vollwertigen und rechtlich anerkannten Lösung für IT-Unternehmen macht.

• QES ist nach ZertES/eIDAS der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann in allen formellen IT-Verträgen eingesetzt werden.
• FES bietet eine hohe Beweiskraft und eignet sich für viele Projekte, bei denen die Identität des Unterzeichners überprüft werden muss.
• DSG (CH) & DSGVO (EU) stellen sicher, dass personenbezogene Daten im Rahmen des Signaturprozesses geschützt und datenschutzkonform verarbeitet werden.

Anwendungsfälle in IT-Unternehmen

Digitale Signaturen sind für IT-Unternehmen in verschiedenen Bereichen besonders vorteilhaft:

• Verträge mit Kunden: IT-Unternehmen können ihre Verträge mit Kunden schnell und sicher unterzeichnen, sei es für Software-Entwicklungsprojekte, Beratung oder Systemintegrationen.
• Partnerschaftsvereinbarungen: Vereinbarungen mit Partnerunternehmen und Zulieferern können effizient abgewickelt werden.
• Service Level Agreements (SLA): SLA-Dokumente können sicher und digital zwischen IT-Anbietern und ihren Kunden unterzeichnet werden.
• Projektabschlüsse: Für Projekte, die mit IT-Unternehmen durchgeführt werden, können Abschlussdokumente und Vereinbarungen schnell und rechtsgültig abgeschlossen werden.

Mit SignnTrack können IT-Unternehmen ihre gesamten Verträge und Dokumentationsprozesse digitalisieren und so die Effizienz und Geschwindigkeit ihrer Arbeitsweise erheblich verbessern.

Best Practices & Schritt-für-Schritt

1. Dokumente & Risiko bewerten: Bestimmen Sie, welche IT-Dokumente eine QES oder FES benötigen, wie zum Beispiel Projektverträge oder Partnerschaftsvereinbarungen.
2. Identitätsprüfung festlegen: Wählen Sie geeignete Identitätsverifikationsmethoden wie SMS-OTP, Video-Identifikation oder Bank-Identifikation.
3. Vorlagen erstellen: Erstellen Sie standardisierte Vorlagen für alle gängigen Verträge und Vereinbarungen, um Zeit zu sparen.
4. Workflow automatisieren: Automatisieren Sie den Signaturprozess, um Fehler zu minimieren und den Prozess zu beschleunigen.
5. Audit-Trail aktivieren: Aktivieren Sie eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller digitalen Signaturen und Änderungen für spätere Überprüfungen.

Sicherheit, Hosting & Compliance

Mit SignnTrack können IT-Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Signaturen höchsten Sicherheitsstandards entsprechen:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden sicher transportiert und gespeichert, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Integritätsnachweis: Alle Dokumente sind durch einen manipulationssicheren Audit-Trail geschützt.
• Datenschutz: Alle Prozesse sind DSGVO-konform und gewährleisten den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten.

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Fazit: Digitale Signaturen bieten IT-Unternehmen eine schnelle, sichere und rechtsgültige Lösung zur Unterzeichnung ihrer Verträge und Vereinbarungen und tragen zur Effizienzsteigerung bei.