Mehrere Unterzeichner verwalten

Verträge mit mehreren Unterzeichnern digital koordinieren ist eine wichtige Funktion für Unternehmen, die mit mehreren Parteien an Verträgen oder Vereinbarungen arbeiten. Diese Funktion ermöglicht es, digitale Signaturen zu sammeln, zu verfolgen und sicherzustellen, dass der Vertrag effizient und rechtsgültig abgeschlossen wird. Die Verwaltung mehrerer Unterzeichner war noch nie so einfach und sicher.

Wie funktioniert die Verwaltung mehrerer Unterzeichner?

Die Verwaltung mehrerer Unterzeichner mit digitalen Signaturen folgt einem klaren und strukturierten Prozess:

• Dokument hochladen: Zunächst laden Sie das zu unterzeichnende Dokument in das System.
• Unterzeichner hinzufügen: Fügen Sie alle relevanten Unterzeichner hinzu und legen Sie die Reihenfolge der Unterschriften fest. Das System sendet das Dokument automatisch an die erste Person in der Signaturreihe.
• Signatur anfordern: Jeder Unterzeichner wird aufgefordert, das Dokument digital zu unterzeichnen. Das System informiert den nächsten Unterzeichner, sobald der vorherige Schritt abgeschlossen ist.
• Dokument überwachen: Sie können jederzeit den Status des Dokuments und der Unterschriften verfolgen, sodass Sie sicherstellen können, dass der Prozess reibungslos abläuft.
• Archivierung & Nachverfolgbarkeit: Nach der letzten Unterschrift wird das Dokument automatisch archiviert und bleibt für alle Beteiligten zugänglich.

Mit dieser digitalen Lösung wird der Prozess der Verwaltung mehrerer Unterzeichner erheblich vereinfacht, und Sie behalten jederzeit die Kontrolle über den Fortschritt.

Integration in bestehende Systeme

Die Verwaltung mehrerer Unterzeichner kann nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integriert werden. Dies optimiert den gesamten Workflow und minimiert den Aufwand für manuelle Eingriffe:

• API-Integration: Integrieren Sie die digitale Unterschriftensammlung in Ihre bestehenden Systeme wie CRM, ERP oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).
• Automatisierung von Benachrichtigungen: Das System kann automatisch Benachrichtigungen an Unterzeichner senden und sicherstellen, dass der Prozess ohne Verzögerungen fortschreitet.
• Rechtskonformität: Alle Dokumente und Unterschriften sind gesetzeskonform und werden gemäß den geltenden Vorschriften wie ZertES und eIDAS verarbeitet.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Die digitale Verwaltung mehrerer Unterzeichner muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. In der Schweiz ist die Rechtsgültigkeit durch das ZertES-Gesetz geregelt, und in der EU durch die eIDAS-Verordnung:

• Rechtsgültigkeit der digitalen Signatur: Jede digitale Unterschrift muss den rechtlichen Anforderungen entsprechen, um als gültig zu gelten, einschließlich der ordnungsgemäßen Identitätsprüfung der Unterzeichner.
• Fristen und Archivierung: Alle Dokumente und Unterschriften müssen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen archiviert und aufbewahrt werden.
• Audit-Trail: Ein vollständiger Audit-Trail muss vorhanden sein, der alle Änderungen und Unterschriften nachvollziehbar dokumentiert.

Sicherheitsaspekte bei der Verwaltung mehrerer Unterzeichner

Die Sicherheit beim digitalen Signieren mit mehreren Unterzeichnern ist von höchster Bedeutung. Mit SignnTrack werden alle Schritte des Prozesses sicher und verschlüsselt durchgeführt:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, um die Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
• Audit-Trail: Jede Unterschrift und jeder Schritt im Prozess wird detailliert protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu garantieren.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen und sie unterzeichnen können.

FAQ – Häufige Fragen zur Verwaltung mehrerer Unterzeichner

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Fazit: Die Verwaltung mehrerer Unterzeichner digital erleichtert den gesamten Prozess der Vertragsunterschrift und garantiert eine effiziente, sichere und rechtsgültige Dokumentenabwicklung. Mit SignnTrack behalten Sie immer die Kontrolle über Ihre Verträge und deren Unterschriften.