Praxisbeispiel: Arbeitsverträge digital unterschreiben

Die Digitalisierung hat den Personalbereich stark beeinflusst und viele Prozesse vereinfacht. Insbesondere das Unterzeichnen von Arbeitsverträgen war in der Vergangenheit ein zeitraubender Prozess, der manuelle Unterschriften und Papierdokumente erforderte. In diesem Praxisbeispiel erfahren Sie, wie HR-Abteilungen den Prozess der Arbeitsvertragsunterzeichnung durch den Einsatz von digitalen Signaturen optimiert haben und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Herausforderungen der HR-Abteilungen

Die traditionellen Prozesse der Arbeitsvertragsunterzeichnung brachten zahlreiche Herausforderungen mit sich:

• Verzögerte Prozesse: Das Warten auf Unterschriften, insbesondere bei mehreren Beteiligten, führte zu Verzögerungen im Onboarding-Prozess.
• Hohe Kosten: Papier, Druck und Versand der Verträge verursachten zusätzliche Betriebskosten.
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Unterschriften und die Bearbeitung von Papierdokumenten führten häufig zu Fehlern und mussten korrigiert werden.

Die Lösung: Digitale Arbeitsverträge

Die Einführung von digitalen Signaturen hat es HR-Abteilungen ermöglicht, den gesamten Prozess der Arbeitsvertragsunterzeichnung zu beschleunigen. Durch die Nutzung sicherer Plattformen für digitale Signaturen können Arbeitsverträge innerhalb weniger Minuten rechtsgültig unterschrieben werden – ganz ohne den Papieraufwand. Zudem ist der gesamte Prozess transparent, da alle Unterschriften und Änderungen im System nachverfolgt werden können.

Vorteile für HR-Abteilungen

Die Vorteile für HR-Abteilungen durch den Einsatz von digitalen Signaturen sind zahlreich:

• Schnelligkeit: Arbeitsverträge können in Minuten statt Tagen unterzeichnet werden, wodurch die Onboarding-Zeit deutlich verkürzt wird.
• Kostensenkung: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Postversand können erhebliche Kosten gespart werden.
• Rechtssicherheit: Digitale Signaturen bieten eine rechtsgültige Alternative zur handschriftlichen Unterschrift und sind in vielen Ländern anerkannt.
• Erhöhte Effizienz: Die Automatisierung des Unterschriftsprozesses führt zu einer Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und Postversand unterstützt nachhaltige Unternehmensstrategien.

Ergebnisse und Erfolgsgeschichten

HR-Abteilungen, die auf digitale Signaturen umgestiegen sind, haben signifikante Verbesserungen erzielt:

• Fallbeispiel 1: Ein Unternehmen konnte die Bearbeitungszeit für Arbeitsverträge von 5 Tagen auf weniger als 1 Tag reduzieren.
• Fallbeispiel 2: Durch den Einsatz von digitalen Signaturen sparte das Unternehmen jährlich 15.000 CHF in Druck- und Versandkosten.

Diese Erfolgsgeschichten zeigen, dass digitale Signaturen nicht nur die Effizienz und Kostenkontrolle verbessern, sondern auch die rechtliche Sicherheit und den Komfort für alle Beteiligten erhöhen.

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Fazit: Digitale Signaturen haben den Prozess der Arbeitsvertragsunterzeichnung revolutioniert. HR-Abteilungen können nun schneller, kostengünstiger und rechtlich abgesichert arbeiten, was sowohl den Unternehmen als auch den neuen Mitarbeitern zugutekommt.