PDF & Word Upload Signatur

PDF und Word Dokumente hochladen und elektronisch signieren ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, Verträge und andere Dokumente sicher und schnell zu unterzeichnen. Diese Lösung hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, indem Sie gängige Dateiformate wie PDF und Word direkt in das System hochladen und dann digital signieren können. Mit dieser Lösung können Sie Dokumente ohne den Aufwand von Druck und Postversand schnell und rechtsgültig abschließen.

Wie funktioniert der Upload von PDF und Word-Dateien?

Der Upload von PDF- und Word-Dokumenten für die digitale Signatur ist einfach und benutzerfreundlich. Hier sind die grundlegenden Schritte:

• Dokument auswählen: Wählen Sie das PDF oder Word-Dokument aus, das Sie hochladen möchten. Das System unterstützt sowohl PDF als auch Word-Dokumente.
• Dokument hochladen: Laden Sie das Dokument in das System hoch. Es wird automatisch für die digitale Signatur vorbereitet.
• Unterschriftenanforderung: Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, können Sie die Unterschriften von den relevanten Parteien anfordern. Sie können auch eine Reihenfolge für die Signaturen festlegen.
• Unterschrift hinzufügen: Die Unterzeichner erhalten eine Benachrichtigung, dass sie das Dokument digital signieren müssen. Sobald alle Unterschriften hinzugefügt wurden, wird das Dokument automatisch archiviert.
• Archivierung und Nachverfolgbarkeit: Das signierte Dokument wird sicher gespeichert, und alle Unterschriften werden protokolliert, um die Nachverfolgbarkeit und die rechtliche Gültigkeit zu gewährleisten.

Mit diesem einfachen Prozess können Sie Dokumente in gängigen Formaten hochladen, signieren und sicher archivieren.

Integration in bestehende Systeme

Die Upload- und Signaturfunktionen für PDF und Word-Dokumente können problemlos in Ihre bestehenden Unternehmenssysteme integriert werden:

• API-Integration: Verbinden Sie den Upload- und Signaturprozess mit Ihren bestehenden CRM-, ERP- oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) für einen nahtlosen Ablauf.
• Automatisierter Dokumenten-Workflow: Stellen Sie sicher, dass alle hochgeladenen Dokumente automatisch signiert und verarbeitet werden, ohne manuelle Eingriffe.
• Rechtskonformität: Alle hochgeladenen und signierten Dokumente erfüllen die rechtlichen Anforderungen für digitale Signaturen und Archivierung.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Der Upload und die digitale Signatur von PDF- und Word-Dokumenten müssen den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um rechtsgültig zu sein. In der Schweiz wird dies durch das ZertES-Gesetz geregelt, und in der EU gilt die eIDAS-Verordnung:

• Rechtsgültigkeit der digitalen Signatur: Jede digitale Signatur muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Identität der Unterzeichner eindeutig nachweisen.
• Aufbewahrungspflichten: Alle digital signierten Dokumente müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden.
• Audit-Trail: Der gesamte Signaturprozess muss nachvollziehbar und transparent dokumentiert werden, sodass im Falle einer rechtlichen Überprüfung die Einhaltung der Vorschriften nachgewiesen werden kann.

Sicherheitsaspekte beim Dokumenten-Upload

Die Sicherheit Ihrer hochgeladenen Dokumente ist von größter Bedeutung. Mit SignnTrack gewährleisten wir höchste Sicherheitsstandards:

• Verschlüsselung: Alle Daten, die während des Uploads und der Signaturverarbeitung übertragen werden, sind sicher verschlüsselt, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
• Zugriffssteuerung: Der Zugriff auf hochgeladene Dokumente wird durch rollenbasierte Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gesichert.
• Archivierungssicherheit: Alle signierten Dokumente werden sicher gespeichert und sind nur für autorisierte Benutzer zugänglich, was den Datenschutz und die Sicherheit gewährleistet.

FAQ – Häufige Fragen zum Upload von PDF & Word-Dokumenten

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Fazit: Mit SignnTrack können Sie PDF- und Word-Dokumente schnell und sicher hochladen und digital signieren. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen mit minimalem Aufwand.