Vertragsverlängerung digital

Vertragsverlängerung digital ist ein effektiver Weg, den Prozess der Vertragsverlängerung zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Mit digitalen Signaturen können Sie den gesamten Ablauf – von der Vertragsverlängerung bis zur Archivierung – schnell und einfach verwalten. Keine Papierdokumente, keine manuellen Unterschriften: Alles wird digital erledigt.

Wie funktioniert der digitale Vertragsverlängerungs-Workflow?

Der digitale Workflow für Vertragsverlängerungen folgt einem strukturierten Prozess, der die Arbeit für alle Beteiligten erheblich erleichtert:

• Vertragsvorlage erstellen: Erstellen Sie eine Vorlage für den Verlängerungsvertrag, die automatisch mit den relevanten Informationen (z. B. Vertragspartner, Laufzeit, Konditionen) ausgefüllt wird.
• Vertragsverlängerung anfordern: Senden Sie den Vertrag an die relevante Partei zur Genehmigung und Unterschrift. Das System sendet automatisch Benachrichtigungen und erinnert an ausstehende Unterschriften.
• Automatisierte Erinnerungen: Das System erinnert automatisch an ausstehende Vertragsverlängerungen und sendet E-Mail- oder SMS-Erinnerungen an die relevanten Parteien, sodass keine Frist versäumt wird.
• Vertragsunterzeichnung: Die relevanten Parteien können den Vertrag digital unterschreiben, wodurch der gesamte Prozess schnell und sicher abgeschlossen wird.
• Archivierung und Nachverfolgung: Sobald der Vertrag verlängert wurde, wird er sicher archiviert und der Status der Verlängerung kann in Echtzeit nachverfolgt werden.

Durch diesen digitalen Prozess werden Fehler reduziert, die Effizienz gesteigert und die gesamte Vertragsverlängerung transparenter und nachvollziehbarer.

Integration in bestehende Systeme

Die digitale Vertragsverlängerung kann problemlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden, um den Workflow nahtlos zu automatisieren:

• API-Integration: Verbinden Sie den Vertragsverlängerungs-Workflow mit Ihren bestehenden CRM-, ERP- oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), um Daten automatisch zu übertragen und den Prozess zu automatisieren.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Definieren Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen, damit alle Beteiligten rechtzeitig an die Vertragsverlängerung erinnert werden.
• Compliance mit Vertragsrecht: Der digitale Vertrag entspricht allen rechtlichen Anforderungen und gewährleistet, dass die Vertragsverlängerung gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften abgeschlossen wird.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Die digitale Vertragsverlängerung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um die Rechtsgültigkeit des Dokuments zu gewährleisten:

• Rechtsgültigkeit der digitalen Signaturen: Alle digitalen Signaturen entsprechen den gesetzlichen Vorgaben für Vertragsverlängerungen und sind in der Schweiz und der EU rechtsgültig.
• Compliance mit DSGVO: Der digitale Prozess erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
• Archivierung und Aufbewahrung: Alle Verträge und Vertragsverlängerungen werden sicher archiviert und entsprechen den rechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vertragsdokumente.

Sicherheitsaspekte bei der Vertragsverlängerung

Die Sicherheit Ihrer Vertragsverlängerungen ist von höchster Bedeutung. Mit SignnTrack stellen wir sicher, dass alle Dokumente und Daten während des gesamten Prozesses sicher und geschützt sind:

• Verschlüsselung: Alle Daten, die während der Vertragsverlängerung übertragen und gespeichert werden, sind sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
• Zugriffssteuerung: Der Zugriff auf Vertragsverlängerungen und Unterschriften wird durch rollenbasierte Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gesichert.
• Audit-Trail: Alle Aktivitäten, die mit der Vertragsverlängerung verbunden sind, werden protokolliert, sodass eine vollständige Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist.

FAQ – Häufige Fragen zur digitalen Vertragsverlängerung

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Fazit: Mit digitaler Vertragsverlängerung können Sie den gesamten Prozess automatisieren und die Effizienz in Ihrem Unternehmen verbessern. SignnTrack bietet Ihnen eine sichere, schnelle und rechtsgültige Lösung zur Vertragsverlängerung.