Workflow-Management mit E-Signatur

Workflow-Management mit E-Signatur revolutioniert Ihre Arbeitsabläufe, indem es die digitale Signatur in bestehende Prozesse integriert und die Effizienz steigert. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente schnell und rechtsgültig zu unterzeichnen und zu verwalten, ohne den physischen Aufwand für Papier und Postwege. Die Integration von E-Signaturen in Workflows sorgt für eine reibungslose Abwicklung von Verträgen, Genehmigungen und anderen wichtigen Prozessen.

Wie funktioniert Workflow-Management mit E-Signatur?

Das Workflow-Management mit E-Signatur folgt einem einfachen, aber effektiven Ablauf:

• Dokument hochladen: Das Dokument wird in das System hochgeladen, egal ob es sich um Verträge, Genehmigungen oder andere wichtige Dokumente handelt.
• Unterschrift anfordern: Das Dokument wird automatisch an die erforderlichen Unterzeichner geschickt, die es schnell und sicher elektronisch unterzeichnen können.
• Verlauf überwachen: Alle Änderungen und Fortschritte werden in Echtzeit verfolgt, sodass Sie jederzeit den Status Ihres Dokuments einsehen können.
• Archivierung & Compliance: Alle signierten Dokumente werden sicher gespeichert, um rechtlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben gerecht zu werden.

Mit dieser Lösung können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse erheblich beschleunigen und gleichzeitig die Sicherheit und Rechtssicherheit gewährleisten.

Integration in bestehende Systeme

Die E-Signatur-Lösung lässt sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, sei es in CRM-, ERP-, oder DMS-Systeme. Dies sorgt für einen nahtlosen Übergang in den digitalen Workflow und minimiert den Aufwand für die Implementierung.

• API-Integration: Verbinden Sie die E-Signatur mit Ihren internen Systemen und automatisieren Sie die Signaturprozesse.
• Single Sign-On (SSO): Nutzen Sie einheitliche Anmeldedaten für einen einfachen und sicheren Zugriff auf Ihre Systeme.
• Automatisierung von Workflows: Reduzieren Sie manuelle Prozesse, indem Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für Dokumente und Unterschriften einrichten.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Das Workflow-Management mit E-Signaturen ist in der Schweiz durch das ZertES-Gesetz und in der EU durch die eIDAS-Verordnung gesetzlich geregelt. Diese Rechtsvorschriften gewährleisten, dass die digitale Unterschrift mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt wird, wenn die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

• QES (Qualifizierte elektronische Signatur): Diese Signaturform bietet die höchste Sicherheit und ist für rechtlich verbindliche Dokumente erforderlich.
• FES (Fortgeschrittene elektronische Signatur): Diese bietet ebenfalls hohe Sicherheit und eignet sich für viele Arten von Verträgen und Genehmigungen.

Best Practices

1. Prozess bewerten: Bestimmen Sie, welche Workflows am meisten von einer digitalen Signatur profitieren.
2. Automatisieren Sie Genehmigungen: Erstellen Sie automatische Genehmigungsworkflows, um den Signaturprozess zu beschleunigen.
3. Verfolgen und überwachen: Implementieren Sie ein System, das es Ihnen ermöglicht, den Status von Dokumenten in Echtzeit zu überwachen und automatisch zu erinnern.

Sicherheitsaspekte bei Workflow-Management

Die Sicherheit bei der Verwendung von E-Signaturen ist entscheidend. SignnTrack setzt auf:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt, um unbefugte Zugriffe zu verhindern.
• Audit-Trail: Jede Unterschrift wird mit einem Audit-Trail dokumentiert, der alle Änderungen und den Verlauf des Dokuments aufzeigt.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Eine zusätzliche Sicherheitsebene, die die Vertraulichkeit und Integrität der Unterschriften erhöht.

FAQ – Häufige Fragen zum Workflow-Management mit E-Signatur

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Fazit: Workflow-Management mit E-Signaturen ermöglicht eine effiziente, sichere und rechtsgültige Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse. Starten Sie heute mit SignnTrack!