Digitales Onboarding Signatur

Digitales Onboarding mit Signaturen ermöglicht es HR-Abteilungen, den gesamten Onboarding-Prozess effizient und ohne manuelle Eingriffe zu verwalten. Durch den Einsatz von digitalen Signaturen können Verträge, Vereinbarungen und andere Dokumente schnell unterzeichnet und rechtlich gültig abgeschlossen werden, ohne dass physische Dokumente ausgetauscht werden müssen.

Wie funktioniert digitales Onboarding mit Signaturen?

Das digitale Onboarding mit Signaturen erfolgt in mehreren Schritten, die den gesamten Prozess automatisieren und vereinfachen:

• Dokumente vorbereiten: Erstellen Sie alle notwendigen Onboarding-Dokumente, wie Arbeitsverträge, Datenschutzvereinbarungen, und andere HR-Dokumente, in digitaler Form.
• Digitale Signatur anfordern: Senden Sie diese Dokumente automatisch an neue Mitarbeiter, um ihre digitale Unterschrift zu erhalten. Alle Unterschriften sind rechtsgültig und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Das System sendet automatisch Benachrichtigungen an den neuen Mitarbeiter und HR, wenn eine Unterschrift erforderlich ist oder ein Dokument fertig unterschrieben ist.
• Nachverfolgung: Das System bietet eine Übersicht über den Status jedes Dokuments und informiert Sie, wenn alle Unterschriften eingeholt wurden.
• Abschluss und Archivierung: Nach Abschluss des Onboarding-Prozesses werden alle Dokumente sicher gespeichert und sind jederzeit zugänglich.

Dieser Prozess spart Zeit, reduziert den Papierverbrauch und stellt sicher, dass alle Dokumente effizient und sicher verarbeitet werden.

Integration in bestehende Systeme

Das digitale Onboarding lässt sich problemlos in Ihre bestehenden HR-Systeme und Arbeitsabläufe integrieren:

• API-Integration: Verbinden Sie das Onboarding-System mit Ihrem HR-Management-System, um nahtlose Datenübertragungen und Automatisierungen zu ermöglichen.
• Automatisierte Prozesse: Automatisieren Sie den Versand von Onboarding-Dokumenten, die Genehmigung von Arbeitsverträgen und die Benachrichtigung von HR, wenn Unterschriften benötigt werden.
• Compliance mit Arbeitsrecht: Alle digitalen Unterschriften und Onboarding-Dokumente entsprechen den rechtlichen Anforderungen und schützen Sie vor möglichen Haftungsfragen.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Das digitale Onboarding mit Signaturen muss den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen. In der Schweiz regelt das ZertES-Gesetz die digitale Signatur, und in der EU gelten die Bestimmungen der eIDAS-Verordnung:

• Rechtsgültigkeit der digitalen Signaturen: Alle digitalen Signaturen, die im Onboarding-Prozess verwendet werden, sind rechtsgültig und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen der Arbeitsrechtgebung.
• Compliance mit DSGVO: Die digitale Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten während des Onboardings erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
• Archivierung: Alle Onboarding-Dokumente werden sicher und nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert.

Sicherheitsaspekte beim digitalen Onboarding

Die Sicherheit Ihrer Daten und Dokumente ist bei der digitalen Onboarding-Verwaltung von höchster Bedeutung. Mit SignnTrack stellen wir sicher, dass alle Daten jederzeit geschützt sind:

• Verschlüsselung: Alle Daten, die im Onboarding-Prozess übertragen werden, sind sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
• Zugriffssteuerung: Der Zugriff auf Onboarding-Dokumente wird durch rollenbasierte Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gesichert.
• Audit-Trail: Alle Schritte des Onboarding-Prozesses werden protokolliert und sind jederzeit für Audits zugänglich.

FAQ – Häufige Fragen zum digitalen Onboarding

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Fazit: Mit digitalem Onboarding und digitalen Signaturen können HR-Abteilungen den gesamten Einstellungsprozess effizienter gestalten und wertvolle Zeit sparen. SignnTrack macht den Onboarding-Prozess schneller, sicherer und effizienter.