Dokumente versionieren & signieren

Dokumentversionierung und digitale Signaturen bieten eine effiziente Methode, um mehrere Versionen eines Dokuments zu verwalten und sicherzustellen, dass jede signierte Version rechtsgültig ist. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Änderungen an einem Dokument vorgenommen werden müssen, bevor es endgültig unterzeichnet wird. Mit Dokumentversionierung können Sie sicherstellen, dass der gesamte Änderungsverlauf nachvollziehbar und alle Änderungen sicher dokumentiert werden.

Wie funktioniert Dokumentversionierung?

Die Dokumentversionierung ermöglicht es, jede Änderung eines Dokuments nachzuvollziehen, während gleichzeitig jede Version digital signiert und archiviert wird. Hier ist, wie der Prozess abläuft:

• Dokument hochladen: Zuerst laden Sie das ursprüngliche Dokument in das System hoch, welches für alle zukünftigen Versionen als Grundlage dient.
• Änderungen vornehmen: Jedes Mal, wenn Änderungen am Dokument vorgenommen werden, wird eine neue Version erstellt, die alle bisherigen Versionen nachvollziehbar behält.
• Versionen vergleichen: Sie können die verschiedenen Versionen des Dokuments nebeneinander anzeigen und die Änderungen leicht nachverfolgen.
• Digitale Signatur hinzufügen: Jede Version des Dokuments kann digital signiert werden, wobei die Signatur für jede Version separat geprüft wird.
• Archivierung & Nachverfolgbarkeit: Nach der Unterschrift wird das Dokument sicher archiviert, wobei jede signierte Version mit einem Zeitstempel und einer ID versehen wird.

Durch diesen Prozess können Sie sicherstellen, dass alle Versionen eines Dokuments ordnungsgemäß dokumentiert und für die rechtliche Prüfung und spätere Referenz verfügbar sind.

Integration in bestehende Systeme

Die Dokumentversionierung lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme wie CRM-, ERP- oder DMS-Systeme integrieren. Hierdurch wird der gesamte Dokumentenverwaltungsprozess automatisiert und optimiert:

• API-Integration: Verbinden Sie das Dokumentversionierungs- und Signatur-Tool direkt mit Ihrem internen System, um nahtlose Workflows zu erstellen.
• Automatisierte Versionserstellung: Lassen Sie das System automatisch neue Versionen jedes Mal erstellen, wenn Änderungen vorgenommen werden.
• Dokumenten-Management-Systeme (DMS): Verwalten Sie alle Versionen zentral, um die Dokumentation zu vereinfachen und die Übersicht zu behalten.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Die Dokumentversionierung und digitale Signaturen müssen bestimmten rechtlichen Anforderungen entsprechen, um rechtsgültig zu sein. In der Schweiz wird dies durch das ZertES-Gesetz geregelt, und in der EU wird die eIDAS-Verordnung angewendet:

• Rechtsgültigkeit der Versionen: Jede Version eines Dokuments, die signiert wird, muss den gleichen rechtlichen Status haben wie die ursprüngliche Version.
• Fristen und Archivierung: Alle Versionen müssen korrekt archiviert und mit einem Zeitstempel versehen werden, um die Compliance mit Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten.
• Audit-Trail: Ein vollständiger Audit-Trail muss vorhanden sein, der alle Änderungen und Signaturen nachvollziehbar dokumentiert.

Sicherheitsaspekte bei Dokumentversionierung

Die Sicherheit bei der Dokumentversionierung ist entscheidend, da jede Version vertrauliche Informationen enthalten kann. Mit SignnTrack werden alle Versionen sicher verarbeitet:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
• Versionenkontrolle: Jede Version eines Dokuments wird eindeutig identifiziert und mit einer digitalen Signatur sowie einem Zeitstempel versehen, um die Authentizität zu gewährleisten.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Für den Zugriff auf das System werden starke Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) angewendet.

FAQ – Häufige Fragen zur Dokumentversionierung

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Fazit: Die Dokumentversionierung mit digitaler Signatur ist eine effiziente Methode, um Änderungen an Dokumenten zu verwalten und sicherzustellen, dass jede Version rechtsgültig ist. Mit SignnTrack behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und deren Versionen.