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Rappels d’expiration de contrats

Recevez des rappels avant la fin des contrats.

Mis à jour : Temps de lecture : ~7 min

Les rappels d’expiration de contrats permettent d’anticiper les décisions de renouvellement, renégociation ou résiliation. En centralisant les dates clés et en automatisant les notifications, SignnTrack réduit les risques de reconduction non souhaitée et évite les pertes financières.

Comment fonctionnent les rappels

  1. Capture des dates depuis vos contrats (import, modèles, API).
  2. Règles d’alerte (J-120/J-90/J-60/J-30/J-7/J-1) avec horaires & fuseaux.
  3. Notifications multi-canaux (email/SMS) par rôle/responsable.
  4. Escalades auto si aucune action n’est prise.
  5. Traçabilité : preuve d’envoi, de lecture et d’action, via audit-trail.

Fonctionnalités clés

  • Calendrier & tableau de bord des expirations à 7/30/60/90 jours.
  • Destinataires ciblés (juridique, achats, métier, direction) et remplaçants.
  • Modèles d’alerte personnalisables avec données du contrat (référence, parties, clause).
  • Liens d’action directs : renouveler, renégocier, résilier, archiver.
  • Intégrations calendrier (Google/Microsoft), CRM/ERP/ITSM, webhooks & API.
  • Rapports : contrats en risque, délais moyens de traitement, économies.

Cas d’usage

  • Abonnements SaaS : reconduction automatique avec validation interne préalable.
  • Fournisseurs : fin de période d’essai, renouvellement de SLA ou garanties.
  • Immobilier : fin de bail, indexation annuelle, assurances locatives.
  • RH : échéances CDD, période d’essai, certifications obligatoires.
  • Assurances : polices arrivant à échéance, options de couverture.

Mise en place pas à pas

  1. Inventaire des contrats actifs et des dates d’expiration.
  2. Paramétrage des jalons et horaires (J-90/J-60/J-30/J-7).
  3. Modèles d’emails/SMS avec actions attendues et contacts.
  4. Rôles et escalades vers managers/juridique.
  5. Tests de bout en bout puis passage en production.

Bonnes pratiques

  • Configurer plusieurs jalons et des rappels récurrents jusqu’à action.
  • Inclure un call-to-action unique (renouveler/résilier) dans chaque message.
  • Gérer jours ouvrés/feriés et fuseaux pour éviter les retards.
  • Suivre les KPIs : expirations traitées à temps, temps moyen d’action, économies.
  • Documenter les exceptions (contrats exigeant LRAR/portail tiers).

Sécurité & conformité

Chiffrement en transit et au repos, rôles & permissions, audit-trail complet, sauvegardes et rétention. Conformité RGPD/DSG, intégrations SSO/2FA. Export des journaux sur demande.

FAQ – Rappels d’expiration

Peut-on cibler des rappels par rôle et par contrat ?

Oui. Les destinataires sont mappés par rôle (acheteur, juriste, opérationnel, manager) et par tag de contrat (client/fournisseur/RH, pays, BU).

Que se passe-t-il après l’envoi d’un rappel si personne n’agit ?

Des escalades automatiques sont déclenchées (N+1, direction) et des rappels récurrents sont envoyés jusqu’à décision (renouveler, résilier, renégocier).

Les rappels peuvent-ils alimenter nos calendriers d’équipe ?

Oui, via API et webhooks vers Google/Microsoft. Les événements sont créés avec échéance, responsables et liens d’action.

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Essai gratuit

Conclusion : Les rappels d’expiration de contrats assurent une prise de décision proactive, évitent les reconductions non désirées et optimisent vos coûts tout en renforçant la conformité.